Travaillez en ligne depuis chez vous, les meilleurs outils de réunion
Se préparer en quelques jours à la visioconférence à distance, à l'époque du Coronavirus, est simple et souvent sans frais. Voici les meilleurs programmes disponibles.
Avec l'adoption de mesures pour contrer la propagation de Covid-19 , les projecteurs sur le travail en ligne à domicile , le soi-disant travail intelligent, sont revenus . Si pour les indépendants travaillant à distance, utiliser les logiciels les plus innovants, c'est la norme depuis plusieurs années, pour certaines catégories de travailleurs cela représente une nouveauté . Surtout en ce qui concerne la conduite de visioconférences, d'ateliers et de tout ce qui va au - delà du simple échange d'emails .
Quels sont les outils les plus utilisés pour les réunions à distance?
Cisco Webex
Webex de Cisco est une application professionnelle, disponible en version bureau et mobile, qui vous permet d'organiser des réunions , des événements et des formations vidéo en ligne . Il peut être utilisé à la fois avec une connexion Wi-Fi et une connexion de données . Les dernières versions ont également étendu son utilisation dans les écoles et les universités . Webex est apprécié pour sa vidéo de haute qualité et ses fonctionnalités mobiles , qui vous permettent de déplacer l'écran en temps réel pour montrer qui parle. Parmi les plus, la possibilité d' échanger des documents , fichiers et images dans une résolution HD très performante . Pour l'urgenceCoronavirus , Cisco a étendu la période d'essai gratuite à tous les pays où le programme peut être utilisé.
Voici les fonctionnalités supplémentaires également disponibles avec la version gratuite:
- Pas de limite de temps pour les réunions (auparavant, le maximum était de 40 minutes);
- Permet jusqu'à 100 participants (au lieu de 5);
- Il vous permet de vous connecter via l' abonnement téléphonique , et non plus uniquement en VoIP.
Les détails de l'offre sont disponibles sur le site officiel de Cisco Webex. Pour rejoindre , à la place, une installation ad hoc pour les écoles, il suffit de se connecter à la page Solidarité numérique d' Agid (Agence pour le numérique en Italie - Présidence du Conseil des ministres). Ici toutes les initiatives gratuites sont regroupées pour rapprocher les entreprises et les travailleurs du monde du smart working , en ce moment délicat.
Réunions Zoom Cloud
Parmi les meilleurs outils pour les réunions en ligne, il est polyvalent et simple à utiliser . C'est une plate-forme conçue pour les conférences Web de toutes sortes, également dans ce cas à la fois à partir d'un PC et d'un smartphone . En plus de la qualité audio-vidéo, il se caractérise par certaines fonctionnalités . Il n'est pas nécessaire , par exemple, que tous les participants soient inscrits au service. Juste que l'organisateur envoie un lien et il est accessible directement depuis le navigateur . Si la maison est en désordre , vous pouvez utiliser la fonction d'arrière-plan virtuel pour avoir un arrière-plan photographique derrière . OMScoordonne les interactions avec Zoom, en plus, il dispose d'une série d' outils pour gérer les audiences :
- Vous pouvez activer ou désactiver la vidéo et / ou le microphone des participants;
- Enregistrez la session pour pouvoir la revoir à volonté et la partager avec vos collègues .
Aller à une réunion
Il vous permet de planifier , démarrer et gérer une vidéoconférence n'importe où, n'importe quand et sur n'importe quel appareil. Après une période d'essai gratuite de deux semaines , le plan tarifaire le plus adapté est choisi . La plateforme, avec une interface intuitive , permet le partage d' écran. Cela signifie que les utilisateurs pourront échanger des images , des présentations et d'autres documents pendant le travail . Vous pouvez également abandonner le contrôle de votre PCpour toute démonstration du fonctionnement du logiciel .
Équipes Microsoft
Le géant de Redmond s'est également activé pour l'urgence du coronavirus . En fait, il a prolongé jusqu'à six mois la période d'essai gratuite de l'outil de réunion en direct à tout le monde . Il suffit de quelques clics pour activer le chat avec des collègues , démarrer une visioconférence instantanée , obtenir le stockage de documents (personnel et équipe de travail) et la collaboration avec la suite Office 365 .
Google Hangouts Meet
Un autre outil pour travailler en ligne à domicile est l'un des services inclus dans les packages G Suite et G Suite for Education , dans lequel nous trouvons également les applications les plus connues telles que Gmail , Google Drive et Google Agenda . Hangouts Meet convient à la fois au travail et à l' école . Il permet de gérer facilement des réunions virtuelles auxquelles jusqu'à 250 personnes peuvent se connecter en même temps .
De plus, des vidéoconférences peuvent être organisées pour être diffusées jusqu'à un maximum de 100 000 spectateurs . Pour faciliter son utilisation lors de l'urgence du coronavirus , Google a décidé de rendre le logiciel gratuit jusqu'au 1er juillet 2020 . Cependant, la promotion est réservée uniquement à ceux qui ont déjà souscrit à un abonnement G Suite ou G Suite for Education, qui n'auront pas à payer les frais mensuels normalement prévus pour le service.
Conseils pour gérer une réunion en ligne
Choisir l'outil le plus adapté pour travailler en ligne depuis chez soi est la première étape pour pouvoir travailler en toute tranquillité même à distance . Cependant, coordonner les temps, les personnes et l'utilisation des outils disponibles est tout aussi important . Quelques précieux conseils viennent de Methodos Group SpA , une société internationale de conseil spécialisée dans la gestion du changement organisationnel.
N'abordez pas trop de sujets
Les interactions virtuelles sont souvent plus rentables que celles en présence, mais aussi les plus exigeantes . Par conséquent, il est préférable de se limiter aux échanges véritablement fondamentaux et nécessaires pour produire des résultats concrets.
Créer une équipe de facilitation
Si nécessaire - c'est-à-dire si les objectifs , le matériel à partager et le nombre de personnes à impliquer l'exigent - créez une équipe de facilitation . Il comprendra un coordinateur des travaux , un responsable du contenu à produire et à fournir aux employés et collaborateurs et un technicien informatique qui supervise le fonctionnement de la plateforme technologique. Les personnes impliquées dans la production des contenus adapteront, par compression, le format des matériaux (présentations, vidéos, images, etc.) pour réduire le besoin de bande passante de transmission.
Ne laissez-vous rien au hasard
Les astuces pour mieux gérer une réunion en ligne dans un travail intelligent ne s'arrêtent pas là. En fait, il est conseillé de partager un rappel avec les participants à l'avance avec les objectifs , les thèmes et les matériaux à discuter lors de la conférence Web. La veille , testez la connexion et la fonctionnalité du logiciel choisi avec au moins deux participants. Si les collègues impliqués n'ont jamais travaillé à distance , demandez-leur de vérifier la bande passante et la connectivité bien à l' avance . Quant à l'environnement de travail physique, invitez-les àavoir un bureau sans encombrement . Le jour convenu , prévoyez dix minutes «d'accueil» , avant le début officiel de la réunion , pour vérifier la qualité de la connexion audio-vidéo par tous .
Respectez les règles d'étiquette
Enfin, il ne faut pas négliger les règles d'étiquette : parlez un à la fois et aux deux tiers de la vitesse normale . Épelez bien les mots en utilisant des phrases simples et courtes. Annoncez si vous devez vous déconnecter de la réunion.